Näitä ohjeita noudattamalla saadaan sähköpostilistojen käyttö miellyttävämmäksi kaikille. Useimmat näistä ohjeista ovat sovellettavissa myös uutisryhmiin.
Ethän halua leimautua pelleksi heti alkuunsa, kun et osaa edes yleisiä käytäntöjä?
Sähköpostilistat ovat yleensä jotain aihepiiriä koskevia. Ennenkuin lähetät listalle postia, mieti kaksi kertaa kuuluuko viestisi listan aiheeseen, vai kuuluisiko se kenties jollekin toiselle listalle.
Asiasi tulee huomattavasti paremmin ymmärretyksi, jos et jaarittele kilometritolkulla ja edes yrität noudattaa kielioppisääntöjä ja kirjoitat muutenkin selvää kieltä. Liian pitkää tai vaikeaselkoista postia ei todennäköisesti lueta loppuun ja epäselvään kysymykseen ei vastata kuten odottaisit. Muista lainaussäännöt, ne luovat selkeyttä!
Jos sinulla ei ole mitään oikeaa asiaa, älä tapa aikaasi lähettämällä turhia viestejä listalle. Ne eivät kiinnosta ketään, vaan kuluttavat heidän aikaansa. Esimerkiksi ei ole tarpeen lähettää "olen samaa mieltä" -viestiä mielipidekeskusteluun, ellei ole asiaan mitään muuta sanottavaa tai lisättävää. Myös kaikki turhanpäiväiset vitsit ja muut kuuluvat tähän kategoriaan, ellei kysymyksessä ole nimenomaan vitsilista.
Käytä ensin Googlea, lue mahdollinen listan FAQ, tutki lista-arkistoa ja muita lähteitä. Liian usein kysyttyihin kysymyksiin saa usein vain tylyjä vastauksia, jos niitäkään.
Jos joku kysyy kysymyksen, älä vastaa siihen asian vierestä, ellet oikeasti tiedä vastausta varsinaiseen kysymykseen. Jos kaikki tekevät näin, varsinainen vastaus hukkuu merkityksettömien viestien joukkoon, ja kysyjäähän kiinnostaa oikeasti vain vastaus kysymykseensä.
Kun joku kysyy kysymyksen, lue koko viestiketju ennenkuin vastaat. Joku muu on saattanut jo vastata kysymykseen niin hyvin, ettei sinun enää tarvitse. Hyödyllinen täydentäminen tai toisen näkökulman esiintuominen on toki sallittua ja usein jopa suositeltavaa.
Älä koskaan lähetä liitetiedostoja sähköpostilistalle, ellet ole aivan varma, että liitteiden lähettäminen on erikseen sallittu. Vaikka liitteet olisivat sallittujakin, mieti silti kaksi kertaa ennenkuin lähetät suuren tiedoston suurelle jakelulistalle. On huomattavasti viisaampaa toimia niin, että laitat tiedoston haettavaksi esimerkiksi jonnekin www-palvelimelle, ja lähetät listalle vain osoitteen. Ellei tämä ole mahdollista, kerro tiedoston olemassaolosta ja pyydä halukkaita ilmoittautumaan henkilökohtaisesti sinulle ja lähetä liite heille suoraan.
Jos käytät lomavastaajaa tai muuta automaattia, säädä se niin, ettei se missään tapauksessa vastaa listalle tai suoraan kellekään, jonka viesti tulee sinulle listan kautta. Mikäli aiot vastaajaa käyttää ja olet vähänkin epävarma siitä osaako vastaajasi toimia oikein, keskeytä tai peruuta listan tilaus lomasi ajaksi. Nyrkkisääntönä voidaan pitää sitä, että mitä suuremman yrityksen valmistama postijärjestelmä, sitä todennäköisemmin se toimii väärin. Erityisesti jos nimessä on "Microsoft" tai "Lotus".
Testaaminen kuuluu vain ja ainoastaan ylläpidolle. Älä lähetä testiviestejä, ellei lista ole nimenomaan testaamista varten.