Kuinka käytän sähköpostia oikein

Sähköposti eli email on kolmisenkymmentä vuotta vanha asia. Sen olemassaolon aikana on vakiintunut useita hyväksi havaittuja käytäntöjä. Näitä pieniä asioita noudattamalla saadaan sähköpostin käyttö tehokkaaksi ja kaikkia miellyttäväksi. Useimmat näistä ohjeista ovat sovellettavissa myös uutisryhmiin.

1. Käytä omaa nimeäsi.

Anonyymi tai pseudonyymi ei ole kukaan, eivätkä hänen kirjoituksensa kiinnosta ketään. On sivistynyttä kirjoittaa omalla nimellään ja seistä sanojensa takana.

2. Älä kirjoita yli 80-merkkisiä rivejä.

Tekstinkäsittelyohjelmissa enteriä painetaan vain kappaleiden lopussa. Sähköpostissa enteriä painetaan joka rivin lopussa, sillä kaikki sähköpostiohjelmat eivät pidä pitkistä riveistä. Muista, että kaikkien tietokoneet ja sähköpostiohjelmat eivät ole samanlaisia kuin omasi. Siis ihan oikeasti kaikilla ihmisillä ei olekaan Windows ja Outlook.

3. Älä sisennä kappaleiden alkuja, vaan jätä kappaleiden väliin tyhjä rivi.

Ruudulta lukeminen on hyvin erilaista kuin paperilta lukeminen, joten tyhjä rivi luo selkeyttä. Vastaanottajan sähköpostiohjelma saattaa myös käyttää kirjasinlajia, joka ei ole tasavälinen, joten sisennys voi jäädä näkymättä ja kappalejako kadota.

4. Käytä kuvaavia, mutta älä liian pitkiä otsikoita.

On huomattavasti mukavampaa, jos näkee jo otsikosta mitä asia koskee. Liian pitkä otsikko ei välttämättä näy kokonaan saapuneiden postien listassa.

5. Jos sinulla ei ole mitään asiaa, älä kerro sitä sähköpostilla.

Turhat viestit kuormittavat verkkoa ja vievät vastaanottajan aikaa ja rahaa. Esimerkiksi sähköpostilistalla ei ole tarpeen lähettää "olen samaa mieltä" -viestiä mielipidekeskusteluun, ellei ole asiaan mitään muuta sanottavaa tai lisättävää. Älä myöskään vastaa postituslistalla kysymykseen, ellei sinulla oikeasti ole siihen vastausta.

6. Käytä vain tekstiä, mikäli mahdollista.

• Kirjoita asiasi varsinaiseen sähköpostiviestiin äläkä liitetiedostoon.
• Tarkista kaikki liitetiedostot virustorjuntaohjelmalla. Varsinkin Word-tiedostoissa kulkee helposti makroviruksia mukana. Muista silti, ettei mikään torjuntaohjelma takaa 100% turvaa viruksilta.
• Älä lähetä liitetiedostoja, ellet ole täysin varma, että vastaanottaja saa ne auki. Kysy mieluummin etukäteen lupa liitteen lähettämiseen.
• Älä lähetä suurikokoisia liitteitä lainkaan. Monissa järjestelmissä on viestin koko rajoitettu. Suurten tiedostojen siirtoon on olemassa parempiakin tapoja, kuin sähköposti, esimerkiksi FTP tai HTTP. Suuren liitteen vastaanottaminen hitaalla yhteydellä on myös ikävää, ja esimerkiksi GSM-yhteydellä se on myös kallista.
• Älä koskaan lähetä mitään liitetiedostoja sähköpostilistalle.
  Laita tiedosto ennemmin www-sivulle haettavaksi ja kerro listalla osoite. Ellet voi tehdä tätä, pyydä halukkaita ilmoittautumaan ja lähetä heille liite erikseen suorana sähköpostina.
• Älä lähetä HTML-muotoista sähköpostia, koska kaikkien sähköpostiohjelmat eivät osaa näyttää niitä. HTML-muoto vie enemmän tilaa kuin puhdas teksti. Sillä on oikeasti väliä, kun viestejä liikkuu paljon, ja sinä et suinkaan ole ainoa sähköpostin käyttäjä.
• Tiedosta, että HTML:n tai tekstinkäsittelyohjelman tuomat tehokeinot eivät lisää tekstin sisältöarvoa.

  Oikea asetus sähköpostiohjelman viestin lähetyksessä on ohjelmasta riippuen jokin seuraavista:
  "vain teksti", "text only", "plain text" tai "text/plain".
  

  • Ohje Microsoft Outlook Expressin asetuksiin
  • Ohje Mozilla Thunderbirdin asetuksiin
  • Ohje Gmailin HTML:ttömään käyttöön
  • Ohje Microsoft Outlookin asetuksiin
  • Ohje Netscape Messengerin asetuksiin

7. Vastaa ja lainaa oikein.

• Lainaa vain olennainen osa, älä koko viestiä!

  Poista turhat rivit. Vastaanottajaa ei kiinnosta lukea kokonaan uudelleen omaa viestiään. Viestin lukeminen on myös nopeampaa, kun lainattuna on vain olennainen osa. Lainauksen tarkoitus on vain selventää. Ethän paperikirjeisiinkään vastatessasi liitä aina mukaan valokopiota saamastasi kirjeestä.

• Kirjoita vastauksesi kommentoimasi kohdan alapuolelle.

  Koska meillä länsimaissa kirjoitetaan vasemmalta oikealle ja ylhäältä alas, on loogisempaa laittaa esimerkiksi vastaus kysymyksen alapuolelle.
  
  Tämä on vakiintunut, hyväksi havaittu, selkeä ja johdonmukainen käytäntö, joka on viime vuosina valitettavasti unohtunut.
  
  Monet sähköpostiohjelmat asettavat kursorin viestin alkuun, kun käytetään vastaustoimintoa. Tämä siksi, että käyttäjä voi lähteä liikkumaan alaspäin poistaen turhat rivit ja kirjoittaen vastauksia. Ei siksi, että vastaus kirjoitettaisiin yläpuolelle.

• Lainattu kohta merkitään rivien alussa olevin > -merkein.

  Kun lainattu kohta on merkitty vuosien saatossa vakiintuneen käytännön mukaisesti, on vastaanottajan helppo nähdä mikä kohta on lainattua ja mikä uutta tekstiä. Monet sähköpostiohjelmat osaavat myös näyttää tällaiset rivit eri värillä tai kirjasinlajilla selvyyden vuoksi.
  
  Kaksi esimerkkiä, joissa Pertti vastaa Matin sähköpostiin. Kumpi näistä on selkeämpi ja johdonmukaisempi?

  Matti Meikäläinen kirjoitti: > Haluatko kenties kupillisen kahvia? Kyllä kiitos. > Saako olla maitoa tai sokeria? Olen jättänyt sokerin pois, joten pelkkää maitoa kiitos. > Entä pullaa? Pullan jätän väliin, koska aion laihduttaa. t: Pertti

  Kyllä kiitos. Olen jättänyt sokerin pois, joten pelkkää maitoa kiitos. Pullan jätän väliin, koska aion laihduttaa. t: Pertti Matti Meikäläinen kirjoitti: > Haluatko kenties kupillisen kahvia? Saako olla maitoa tai sokeria? Entä pullaa? > > t: Matti

• Jos käytät suomennettua postiohjelmaa, korjaa vastatessasi sen otsikkoon laittama Vs: muotoon Re: ja poista mahdolliset ylimääräiset Re-merkinnät. Yksi riittää.

  Jos viestiketju jatkuu pitkään ja otsikon alkuun tulee joka toisella kerralla Vs: ja joka toisella kerralla Re:, ei jonkin ajan päästä enää näe alkuperäistä otsikkoa lainkaan. Monet postiohjelmat osaavat myös järjestää viestiketjuja mm. otsikoiden perusteella, mutta tämä vaatii Re: merkintää.

• Älä lainaa allekirjoitusta.

8. Jos käytät allekirjoitusta eli signaturea, tee se oikein.

• Rajoita signaturen pituus maksimissaan neljään (4) riviin.
  Tämä on hyväksi havaittu ja maailmalla sovittu käytäntö.
• Signaturea edeltävällä rivillä kuuluu olla erotinmerkki "-- " eli kaksi miinusta ja välilyönti, eikä mitään muuta.
  Fiksut sähköpostiohjelmat osaavat näyttää tällöin signaturen esimerkiksi eri värillä, ja ne voivat automaattisesti osata leikata sen pois vastatessa.
• Älä kirjoita signaturen alapuolelle mitään, se saattaa kadota.
  Jos viljelet paperikirjeistä tuttuja jälkikirjoituksia, kirjoita sellaiset juuri ennen signaturea.

9. Älä levitä ketjukirjeitä, vitsejä tai muuta roskaa.

• Ketjukirjeet ovat yksiselitteisesti aina kiellettyjä, ja sellaisten levittämisestä saat ennen pitkää aina haukut. Useimmiten ne ovat myös huijausta, vaikka tarkoitus olisi naamioitu minkälaiseksi. Rahaketjut ovat jopa laittomia.
• Internet on nopea. Vastaanottaja on kuitenkin jo lukenut vitsin, jonka lähettäisit, joten on parempi jättää se kokonaan lähettämättä.
• "Hupiohjelmien" mukana liikkuu viruksia, troijalaisia ja muita ikäviä piilo-ohjelmia. Et myöskään voi tietää, toimisiko koko ohjelma vastaanottajan koneessa.
• Älä käytä sähköpostia suoramarkkinointiin. Suoramainonta elektronisin viestintävälinein yksityishenkilöille ilman ennakkosuostumusta on Suomessa lailla kielletty.
• Kaikki turha verkkoliikenne on pahasta ja siitä maksaa viime kädessä käyttäjä, eli sinä tai postisi vastaanottaja itse. Vaikka itse olisit valmis maksamaan roskasta, älä odota sitä muilta. Vastaanottaja saattaa lukea postejaan esimerkiksi kalliilla matkapuhelinyhteydellä ja maksaa jokaisesta siirretystä bitistä erikseen.

10. Älä vastaa roskaposteihin eli spämmeihin.

• Roskapostittaja valehtelee aina.
• On ehdottomasti paras poistaa selkeät roskapostit lukematta.
• Jos postissa pyydetään lähettämään esimerkiksi listaltapoistopyyntö, todennäköisesti tämä toimii juuri päinvastoin.
• Jos käytät HTML:ää osaavaa sähköpostiohjelmaa kuten esimerkiksi Outlook, saa ovela roskapostittaja tiedon viestin avaamisesta heti. Parempi on siis jättää koko viesti avaamatta. Älä varsinkaan klikkaa tällaisessa HTML-postissa olevia linkkejä!

11. Roskapostin välttämiseksi älä jakele turhaan omaasi äläkä varsinkaan toisten sähköpostiosoitteita.

• Anna henkilökohtainen sähköpostiosoitteesi vain niille, joilta toivot postia.
• Ole aina varuillasi, jos www:tä käyttäessäsi joudut antamaan sähköpostiosoitteesi. Mieti kaksi kertaa, ennenkuin annat sen tuntemattomalle ulkomaiselle taholle. Siitä saattaa seurata roskapostitulva.
• Älä käytä ulkomaisia sähköpostikorttipalveluita, niistä ei koskaan tiedä mille roskapostilistalle kaverisi, ja oma osoitteesi päätyvät.
• Älä käytä "kerro kaverille" -toimintoja ulkomaisilla www-sivuilla.
  Sama syy kuin edellä. Voit lähettää sivun osoitteen muutenkin itse suoraan sähköpostilla, jos haluat sivusta kertoa.
• Älä mielellään lähetä posteja sellaiselle suurelle ryhmälle, jossa kaikki eivät tunne toisiaan. Silloin sähköpostiosoitteita leviää ristiin virusten kerättäväksi ja edelleen roskapostittajien ja virusten itsensä käyttöön.

12. Puhu asioista niiden oikeilla nimillä

• Kun tavaat sähköpostiosoitteesi vaikka puhelimessa, niin muista, että @-merkki lausutaan "ät". Se ei ole miuku, mauku tai kissanhäntä, vaan yksinkertaisesti "ät".

Lisätietoja